日々の業務を効率化し、業務の属人化を防ぐために欠かせないマニュアル。しかし、実際に自社で一からマニュアルを作ろうとすると、「忙しくて手が回らない」「ノウハウがなく作り方がわからない」「クオリティが安定しない」など、さまざまな課題に直面してしまう企業も少なくありません。
こうした背景から、近年ではマニュアル作成を外部の専門会社に委託するニーズが高まっています。専門会社へ依頼することで、社内の負担を軽減しながら、伝わりやすく分かりやすいマニュアルをスピーディーに作成できる点が大きなメリットです。
本記事では、失敗しないマニュアル制作会社の選び方や、費用感の目安、依頼時に押さえておきたいポイントについて解説します。ぜひ自社に合った進め方を見つける参考にしてください。
マニュアル作成を外注するメリット・デメリット
マニュアル作成を外部に委託するか、自社で内製するかを判断する際には、それぞれのメリット・デメリットを正しく理解しておくことが大切です。ここでは、外注のメリットや注意点、外注が適しているケースについて詳しく解説します。
▼マニュアル作成の基本的なステップについては、下記の記事で詳しくご紹介しています。
マニュアルの作り方とは？初めてのマニュアル作成に必要な7つのステップ
外注のメリット
マニュアル作成を専門会社に依頼する最大のメリットは、社内にはない専門的なスキルを活かせることです。経験豊富なライターやデザイナーが、読み手にとって理解しやすい構成や図解を取り入れ、内製するよりも短期間で高品質なマニュアルを仕上げます。
さらに、ヒアリングから構成作成、デザイン、納品までを一貫して任せることができるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。その分、社内のリソースをコア業務に集中させることができるのも大きな魅力です。
外注のデメリット
当然ながら、外注には一定のコストがかかります。特にページ数が多く、内容が複雑なマニュアルの場合、想定より費用が高くなることも少なくありません。
また、外部の制作会社に自社の業務内容を正確に伝えるには、綿密な情報共有が不可欠です。情報が十分に共有されていないと、完成物が意図した内容とかけ離れてしまうおそれがあります。その結果、修正対応が増え、追加の工数や費用が発生してしまう可能性もあるため、注意が必要です。
外注か内製か？
すべての企業にとってマニュアル作成を外注することが最適とは限りません。自社の体制や目的に合わせて、外部委託か内製かを判断することが重要です。
ここでは、それぞれに向いているケースを整理してみましょう。
外注が向いているケース
・社内にマニュアル作成のノウハウがない
・忙しくてマニュアル作成の時間を確保できない
・短期間で多くのマニュアルを整備する必要がある
・高品質なマニュアルを作成したい
こうした場合は、専門会社に依頼することで、限られた時間や人材をコア業務に集中させつつ、見やすく伝わりやすいマニュアルを効率的に整備することが可能です。
内製が向いているケース
・社内にマニュアル作成の経験やノウハウがある
・頻繁に更新や修正が必要で、外注では非効率
・限定的な内容の簡易マニュアルで十分
・機密情報を社外に出したくない
日々の業務内容が変化しやすく、都度アップデートが必要な場合や、機密性の高い情報を扱う場合には、内製できる体制を整えておくことで運用しやすいケースもあります。なお、外注であっても秘密保持契約（NDA）を結ぶことで、情報セキュリティを確保しながらマニュアルを作成することは可能です。機密性の高い情報を扱う場合は、こうした契約の有無や体制を事前に確認しておくとよいでしょう。
このように、自社の状況や目的に合わせて「外注」と「内製」を柔軟に使い分けることで、マニュアルを無理なく効果的に活用することができます。
マニュアル制作会社の選び方とポイント
マニュアル作成を外注する際に最も重要なのは、依頼先となる制作会社選びです。一見「どこに頼んでも同じ」と思われがちですが、実際には制作会社によって得意分野や対応範囲、サポート体制に大きな違いがあります。
ここでは、制作会社を選ぶときに必ず確認しておきたいポイントを解説します。
実績・得意分野の確認
まず注目したいのは、その制作会社がどれだけのマニュアル制作実績を持っているかです。過去の制作事例や導入実績が豊富な会社は、依頼側の業界専門用語や業務フローに精通しているため、ヒアリングから完成までスムーズに進みやすい場合もあります。
特に、自社と同業種・同規模のマニュアルを手掛けた経験があるかどうかは大きな判断材料となります。可能であれば、具体的な成果物を見せてもらうと、完成イメージがつかみやすくなります。専門性の高い業種や複雑な業務フローの場合、同分野の経験がある制作会社のほうが安心です。
対応範囲・サービス内容の違い
「マニュアル制作」とひと口に言っても、対応できる範囲は制作会社によってさまざまです。構成と原稿作成のみ対応可能な会社もあれば、ヒアリング・撮影・運用支援までフルサポートが可能な会社もあります。
特に、初めての外注であれば、企画段階から相談できる会社を選ぶと進行がスムーズです。完成後の改訂や更新まで対応してくれるかどうかも確認しておきましょう。
▼マニュアル作成時のポイントは、下記の記事で詳しくご紹介しています。
使いやすいマニュアルとは？マニュアル作成時の7つのポイント
サポート体制と修正対応
制作中に想定外の修正が発生することは珍しくありません。そのため、修正対応が柔軟か、どこまで追加費用がかかるかを事前に確認しておきましょう。
また、担当者との連絡がスムーズに取れるか、プロジェクト全体の進行管理がしっかりしているかも、完成度を左右する大切な要素です。窓口が複数に分かれている会社よりも、専任の担当者が一貫して対応してくれる体制が理想的でしょう。
トラブルを防ぐチェックリスト
制作会社とのすり合わせが不十分だと、認識のズレや納期の遅れといった思わぬトラブルが発生してしまうこともあります。そうしたトラブルを防ぐために、発注前に以下のポイントを確認しておきましょう。
- スケジュールに無理がないか
- マニュアルの目的や対象読者が明確に共有できているか
- 修正対応の回数や範囲、追加費用の有無
- 著作権やデータの管理方法
- 完成後の運用・更新サポートの有無
外注時の費用相場と料金体系
マニュアル作成を外注する際に、やはり気になるのは費用感ではないでしょうか。「どれくらいの予算を見ておくべきか」「見積もりの内訳はどうなっているのか」を把握しておくことで、後から追加費用に悩まされるリスクを減らすことができます。
ここでは、一般的な相場感と料金の考え方、費用を抑えるコツを解説していきます。
費用感と内訳
マニュアル作成を外注する場合の費用は、ボリュームや内容の複雑さ、取材の有無、制作範囲などによって大きく異なります。そのため、一概に相場を示すのは難しいのが実情です。
特に、短期間で多くのページを制作する場合や、専門性の高い内容を取材する場合などは、比較的コストがかかる傾向があります。あらかじめ予算が決まっている場合は、見積もりを依頼する段階でその旨を伝えておくことで、現実的で適切な提案を受けやすくなります。
代表的な費用項目は以下のとおりです。
企画・構成費用
マニュアル全体の設計や構成を考えるための費用
取材・ヒアリング費用
業務内容やフローを把握するための、現場や担当者への取材・インタビューにかかる費用
原稿作成費用
原稿の執筆や編集など、ライティングにかかる費用
デザイン・レイアウト費用
図表やレイアウト作成などのデザインにかかる費用
校正・修正費用
初校以降の内容確認や修正対応にかかる費用
なお、制作会社によっては、これらの作業をパッケージとしてまとめて提供している場合もあれば、個別にオプションとして料金を設定している場合もあります。見積もりの内容を確認する際は、「どこまでが費用に含まれているのか」をしっかりと確認しておきましょう。
費用の算出方法
マニュアル制作の費用は、主に「ページ単価」もしくは「作業時間単価」、あるいはその両方を組み合わせた方法で見積もられます。
ページ単価による見積もりでは、完成予定のページ数に対して単価を設定し、総ページ数で掛け算して費用を算出します。この方法は、マニュアルの内容や構成がある程度パターン化されていて、ボリュームの見通しが立てやすいケースに適しています。
一方で、作業時間単価による見積もりでは、実際にかかった作業時間をもとに費用を計算します。内容が複雑で必要な工数に大きなばらつきがある場合や、ページ単価ではコストの幅が読み切れない場合に適しています。
▼マニュアル制作.comの料金体系は、以下のページをご覧ください。
費用を抑えるためのポイント
マニュアル制作のコストを抑えるには、発注前の準備が非常に重要です。以下のポイントを押さえることで、無駄な作業や手戻りを防ぎ、効率的な進行につながります。
目的と制作範囲を明確にする
誰に向けたマニュアルなのか、どこまでの内容をカバーするのかを事前に明確にしておくことで、不要な作業を減らすことができます。
社内で対応できる部分を整理する
取材用の基礎資料を事前にまとめたり、既存の資料を活用したりすることで、取材やヒアリングの時間を短縮することができます。作業時間単価で費用が算出される場合には、こうした工夫がコスト削減に大きく貢献します。
修正回数をできるだけ減らす
何度も修正する前提で進めると、修正のたびに工数が増え、作業時間単価型では費用が膨らみやすくなります。最初の段階で要件や完成イメージをしっかりと共有・すり合わせておくことが、スムーズな進行とコスト管理において大切です。
まとめ
マニュアル作成の外注は、社内リソースを有効に活用しながら、高品質で伝わりやすいマニュアルを整備するうえで有効な手段の一つです。ただし、「どの会社に依頼するか」「どの範囲まで依頼するか」によって、仕上がりの品質はもちろん、コストや納期にも大きな差が生じます。
「安ければ良い」「高ければ安心」といった単純な費用だけの判断ではなく、必要な品質を確保できるか、納品後の運用サポートがあるかといった点も含め、総合的に見極めることが重要です。
予算とのバランスを考えるうえでも、自社で対応可能な部分は内製し、外注と役割分担をすることで、無駄なコストを抑えつつ、外注の強みを最大限に活かすことができます。
まずは気になる制作会社に相談し、見積もり内容を確認しながら、自社にとって最適な進め方を検討してみてはいかがでしょうか。
