「マニュアル作成をしたいが、社内のリソースが不足している」「作成したマニュアルが分かりにくいと指摘されてしまった」といった課題は、多くの企業が直面しているのではないでしょうか。これらの課題を解決する有効な手段として、マニュアル制作の外注が注目されています。
この記事では、マニュアル作成を外注するメリットとデメリット、費用相場や外注先の選び方について詳しく解説していきます。
マニュアル作成を外注するメリットとデメリット
マニュアル作成を外部へ依頼することは、多くのメリットをもたらす一方で、考慮しておくべきデメリットも存在します。ここでは、外注の長所と短所を比較し、情報を整理してお伝えします。
外注の4つのメリット
まずは、マニュアル制作をプロに任せることで得られる、具体的な利点をご紹介します。
プロのノウハウで高品質なマニュアルが完成
マニュアル制作のプロフェッショナルは、「どうすれば分かりやすいか」を熟知しています。長年の経験で培った構成力やデザインスキルを活かし、図解やイラストを効果的に使うことで、誰にでも理解しやすい高品質なマニュアルに仕上げることが可能です。
社内の業務負担を軽減できる
マニュアル作りは、企画から執筆、編集、デザインまで多くの工程を伴います。これらをすべて社内で行うと、担当者の業務負担が増大し、本来のコア業務に支障をきたす恐れがあります。外注することで、これらの業務負担を軽減し、従業員は本来の業務に専念できる環境を確保できるでしょう。
客観的な視点で分かりやすいマニュアルが作れる
業務に精通していると、無意識のうちに専門用語を使ったり、説明を省略したりしがちです。しかし、外部の専門家は初めて見る人の視点からマニュアルを制作するため、誰にでも理解しやすく、使いやすいマニュアルの完成が期待できます。
業務効率化のヒントも得られる
マニュアルを作成する過程で、非効率な業務フローが見つかり、改善提案を受けられるケースもあります。マニュアル制作にとどまらず、業務効率をアップさせるヒントをもらえるのも大きなメリットです。
知っておきたい！外注の3つのデメリットと対策
外注には多くの利点がありますが、注意すべき点も存在します。事前にデメリットを把握し、適切な対策を講じることが成功の鍵です。
コストが発生する
当然ながら、プロに依頼するには費用が発生します。社内で作る場合にかかる人件費や時間的コストと比較し、費用対効果を事前に検討することが重要です。
情報共有に手間と時間がかかる
専門家といっても、自社の業務内容を最初から把握しているわけではありません。正確なマニュアルを作るためには、打ち合わせや確認作業が必要で、その分時間がかかります。認識のズレを防ぐためにも、密なコミュニケーションを心がけましょう。
機密情報が漏れるリスク
マニュアルには社内のノウハウや機密情報が含まれるため、情報漏洩リスクはゼロではありません。信頼できる外注先を選定することはもちろん、契約時には機密保持契約（NDA）を結び、リスクを最小限に抑えましょう。
気になる費用相場と内訳：マニュアルの種類・形式別に解説
マニュアルを外注する場合の費用は、マニュアルの種類や形式、依頼内容によって大きく変わってきます。ここでは、代表的な形式ごとの目安を解説します。
- テキストマニュアル：数万円〜数十万円
文字が中心のシンプルなマニュアルで、操作手順書などに適しています。コストを抑えたい場合に適した形式です。
- 図解マニュアル：数十万円〜数百万円
図やイラストを多用し、視覚的に分かりやすいマニュアルです。デザイン費用が加わるため、テキストマニュアルに比べるとコストは高くなります。
- 動画マニュアル：数十万円〜数百万円
業務の流れを映像で伝えるマニュアルで、非常に分かりやすいのが特徴です。撮影・編集・ナレーションなどの費用が加わるため、コストは比較的高めになります。
- Webマニュアル：数十万円〜数百万円以上
Web上で閲覧する形式のマニュアルです。更新や共有が容易ですが、システム構築費などが必要となるため、コストがかかります。
費用はあくまで目安であり、対象業務の内容や制作会社によっても異なります。参考値として捉えるとよいでしょう。
失敗しないマニュアル外注先の選び方
マニュアルの外注先は数多く存在し、どこに依頼すべきか迷う方も少なくありません。ここでは、皆さんに合った最適なパートナーを見つけるための重要なポイントをご紹介します。
実績と得意分野を確認する
外注先のWebサイトや過去の実績をチェックして、自社と同じ業界や似た業務のマニュアルを作成した実績があるかを確認しましょう。実績が豊富なほど、プロジェクトがスムーズに進みやすくなります。
作業内容と費用の明確さを確認する
見積もりの段階で、作業内容や費用が明確に示されているかを確認しましょう。「一式〇〇円」のような不透明な見積もりは、後々のトラブルにつながる可能性もあるため注意が必要です。
円滑にコミュニケーションが取れるかを見極める
実際に担当者と話してみて、相性を確かめることも重要なポイントです。こちらの質問に丁寧に答えてくれるか、意図を正確に理解してくれるかなど、安心して任せられる相手かどうかを見極めましょう。
まとめ
マニュアル作成を外注するか、それとも社内で制作するかは、各企業の状況や目的によって最適な選択肢が異なります。
本記事でご紹介したメリット・デメリットや費用感、外注先の選び方を参考に、自社に合った方法を見極め、よりよいマニュアル作成を進めていただければ幸いです。
