「業務が属人化している」「新人教育に必要な情報が点在していて探しにくい」
こうした課題を解決するために欠かせないのが、社内マニュアルの整備と継続的な運用です。
マニュアルの作成・運用にはさまざまな選択肢がありますが、なかでも近年注目を集めているのが「SharePoint」の活用です。
本記事では、SharePointの基本から、マニュアル運用におけるメリット・デメリット、そして実践的な活用方法までを詳しく解説します。
目次
SharePointは、Microsoftが提供しているファイル共有・情報管理のためのクラウドサービスです。オンライン上でファイルを保管・共有できるだけでなく、複数人での共同編集も可能です。
同じMicrosoftのOneDriveと似た機能を持っていますが、大きな違いは「ポータルサイト」を構築できる点にあります。SharePointでは、チームや組織単位で情報を集約・整理し、メンバーに共有する仕組みを簡単に構築できるのが特長です。
たとえば、SharePointでポータルサイトを作成し、その中にマニュアルを集約しておけば、必要な情報へスムーズにアクセスできる環境を整えることができます。
一方、OneDriveは個人単位でのファイル管理に適しており、用途に応じた使い分けが重要です。
SharePointの大きな特長であるポータルサイトは、WebやITに関する専門知識がなくても直感的に作成できます。ポータルサイトを使えば、マニュアルの共有はもちろん、社内ニュースの発信や掲示板としての活用も可能で、情報発信のハブとして機能します。
作成できるサイトは「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類あり、マニュアルを共有する場合はチームサイトが適しています。
このとき、チームやプロジェクトごとに分けてサイトを作成することで、特定のメンバーのみに情報を共有できます。また、アクセス権限も細かく設定できるため、編集権限の制御や閲覧専用設定、ダウンロード制限などにも対応可能です。
このように権限管理を適切に行うことで、情報漏洩のリスクを抑えながら、安全にマニュアルを運用できます。
SharePointでマニュアルを作成・運用することで、主に以下のようなメリットがあります。
ファイルの整理・管理がしやすい
SharePointにはバージョン管理機能が備わっており、常に最新版のマニュアルを共有できます。リアルタイムで更新内容が反映されるため、「古いマニュアルを見て作業していた」といったミスの防止につながります。
Office製品との親和性が高い
Word・Excel・PowerPointといったMicrosoftのOffice製品とスムーズに連携できる点も大きな特長です。
SharePoint上で直接編集が可能なため、さまざまなファイル形式でマニュアルを運用できます。
場所やデバイスを問わずアクセス可能
インターネット環境があれば、オフィス外からでもマニュアルを確認できます。
在宅勤務や外出先でも利用できるほか、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、さまざまなデバイスから閲覧できる点も便利です。
検索性に優れている
SharePointの検索機能は、ファイル名だけでなく本文中に記載されているテキストも対象に検索可能です。そのため、マニュアルのファイル名がわからない場合でも、キーワードから目的のマニュアルに素早くたどり着けます。
SharePointを使ってマニュアルを作成・運用することはさまざまなメリットがある一方、運用にあたっては注意すべき点もあります。
デザインの自由度が限られる
SharePointのポータルサイトはテンプレートベースで構築するため、デザインのカスタマイズには制約があります。
そのため、ブランディングを重視した独自性の高いデザインを求める場合には、やや不向きといえるでしょう。
機能を使いこなすにはある程度の習熟が必要
基本的な操作は直感的に行えるものの、権限設定やワークフローなど高度な機能を使いこなすには、ある程度の慣れが必要です。
運用を定着させるためには、社内でのルール整備や教育も重要になります。
SharePointはマニュアル運用にとどまらず、さまざまな業務シーンで活用できます。
- 社内報の制作・修正・承認・公開
- 掲示板機能を活用した社内コミュニケーション
- 書類承認などのワークフローの自動化
- 画像や資料の一元管理
- 社外ユーザーとの情報共有
基本的には社内向けの情報共有ツールですが、設定次第では社外ユーザーと情報共有したい場合にもSharePointは活用できるのです。
まとめ
今回は、SharePointを活用したマニュアル作成・運用の方法について解説しました。マニュアルや関連資料をSharePointに集約することで、「SharePointを見れば必要な情報がそろう」という環境を構築することができます。
マニュアルは、「内容がわかりやすいこと」はもちろん、「必要な情報をすぐに見つけられること」も同じくらい重要です。運用方法に悩んでいる場合は、SharePointの導入・活用を検討してみてはいかがでしょうか。
