マニュアルとは、従業員全体の業務品質を一定に保つために、業務に関するノウハウやルール、業務フローなどをまとめたドキュメントのことです。
目指す方向性、具体的な手順、業務を効率よく行うポイントなど、企業によってマニュアル化する内容はさまざまですが、マニュアルは主に、従業員の教育、業務の効率化、品質向上のために導入されることが多いです。質の高いマニュアルを作成し、適切に運用することで、組織にとってさまざまなメリットが期待できます。
今回は、そんなマニュアル作成のメリットとデメリットについてご紹介します。
目次
マニュアル作成のメリット
業務の効率化
マニュアルが整備されていない場合、従業員はわからないことがあると誰かに聞いたり、自分で調べたりする必要がありますが、その間は手が止まり、作業が滞ってしまいます。
業務フローや業務内容をマニュアル化し「マニュアルを見ればわかる」という状態を作ることによって、悩んだり周りに確認をとる時間を短縮でき、業務の効率化につながります。
また、トラブルが発生した際にもマニュアルを参照することで、迅速な対応が可能になるでしょう。
属人化リスクの軽減
業務における「属人化」とは、「○○さんに聞かないとわからない」「○○さんにしかできない」といった状況を指します。
業務内容や対応方法を担当者しか把握していない場合、担当者の急な不在や引き継ぎがあった際、対応が遅れたり、ミスやトラブルの原因になりかねません。
マニュアルを作成し明文化することによって、知識やノウハウが共有され、イレギュラーな事態が発生した場合にも、滞りなく業務を進めることができます。
また、属人化が解消されることによって、従業員に業務を均等に割り振ることができるようになり、業務配分の偏りを防ぐことにもつながります。
業務品質の向上・均一化
マニュアルがない状態では、各従業員はそれぞれの経験やノウハウに基づいて業務を行っています。そのため、従業員のスキルや経験値によって作業スピードや業務品質に差が出てしまうこともあるでしょう。
マニュアルを整備することで、作業基準が明文化されるため、従業員間での品質のばらつきを防ぐことが可能になります。その結果、安定した品質で業務を進めることができ、蓄積されたノウハウによって、さらなる業務品質の向上も期待できます。
業務品質が均一化されることによって、ミスの防止にもつながり、全体の業務品質向上を図れます。
人材育成・教育の効率化
人材育成や教育を満足に行うためには、かなりの時間とリソースが必要です。
日常業務の中で十分な時間を割くのは難しいですが、人材育成や教育が不十分だと、ミスやトラブルが発生しやすくなります。
業務の全体像やフロー、基本的なノウハウなどがまとめられたマニュアルがあれば、新入社員や経験の浅い従業員は自分のペースでいつでも業務について学ぶことができます。口頭の説明だけでは理解できなかった部分を後から読み返して復習したり、マニュアルを参照しながら業務を行ったりすることができ、定着率も高まります。
もちろん、マニュアルを渡すだけでは人材育成や教育は不十分ですが、マニュアル上で一連の業務の流れが分かるようにしておくことで、テレワークなどで周りの人に相談しづらい場合でも、自力で業務を遂行するための指針になるでしょう。
また、マニュアルによって教育内容が統一されるため、情報の伝達漏れや教え方のばらつきも防ぐことができ、教える側にとっても教育にかかる負担が軽減されると言えます。
マニュアル作成のデメリット
作成・更新に時間と労力がかかる
マニュアルを作成するためには、業務の情報整理が必要です。
業務の洗い出しや階層化、担当者へのヒアリング、原稿の作成など、マニュアル作成には多くの工程があります。さらには図や写真の用意など、かなりの時間と労力がかかり、日常の業務と並行してマニュアルを作成しようとすると、かなりの負担になってしまいます。
さらに、新しいシステムや体制の導入、業務内容の変更などがあった場合には、都度マニュアルの更新が必要です。更新されないままの古い情報が記載されたマニュアルは、かえってミスやトラブルを招くこともあります。
一度マニュアルが完成した後も、誰が更新するのか、更新ペースはどのくらいかあらかじめ決めておくことが大切です。
また、マニュアル作成にかかる時間を短縮するためには、専門のマニュアル制作会社に依頼したり、マニュアル作成ツールを活用するのも一つの方法です。担当者の作業負担を軽減し、効率的にマニュアルを作成することができます。
マニュアルに書いていないことへの対応ができない
マニュアルには、業務内容やトラブルの対処方法などが記載されていますが、マニュアルに載っていないようなイレギュラーな対応を求められることも当然あるでしょう。
マニュアルはあくまで業務の遂行をサポートするものであり、「必ずその通りにしなければならない」「その通りにやっておけばよい」というものではないことを従業員に意識付けしておくことが重要です。マニュアルに業務の目的を明記したり、臨機応変に対応できるような書き方にすることも効果的です。
時間が経つと使われなくなる
マニュアルに書かれている情報は、時間とともに古くなっていきます。正しく管理・更新しないと、古い情報がそのまま残ってしまい、実際の業務と乖離が生まれミスの原因になったり、そもそも使われなくなってしまうこともあります。保管場所が周知されていなかったり、複数のバージョンが混在していたりする場合も、マニュアルが使われなくなる原因の一つです。
マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的な見直しが不可欠です。更新頻度を決め、定期的に従業員からマニュアルの内容についてフィードバックをもらうなど、常に最新の情報にアップデートしていくことで、使われるマニュアルになるでしょう。
まとめ
今回はマニュアル作成のメリットとデメリットについてご紹介しました。
マニュアルは、業務の効率化や属人化の解消など、多くのメリットがあります。また、マニュアル作成の過程で業務を見直す中で、非効率な作業や無駄な工程が見えてくることもあり、業務改善のきっかけにもなります。
一方で、正しく作成・管理・運用できていないと、かえって業務の非効率化やミスの原因になるおそれもあります。デメリットを最低限に抑えるためにも、マニュアル作成ツールや専門の制作会社を活用し、効率的にマニュアルを作成することが重要です。
ぜひ本記事を参考にしてみてください。
