新入社員マニュアルの作り方

 

毎年4月になると、企業には新卒の新入社員が入ってきます。彼らは社会人としての基礎を何も知らないので、企業では新入社員を1から教育する必要があります。そのときの必要になるのが、新入社員教育マニュアルです。

 

今回は新入社員教育マニュアル・ビジネスマナー編の作り方・作成手順を解説します。

 

ビジネススキルマニュアルの作り方新入社員教育マニュアルの作り方 ~ビジネススキル編~
学生生活を終えたばかりの新入社員は、ビジネスマナーを知らないことはもちろん、ビジネススキルもありませんので、実際の実務に入...

 

新入社員教育マニュアルの作成手順

 

新入社員教育マニュアルは以下の6つのステップで作成します。

 

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Step.1 最低限必要なビジネスマナーの整理

 

まず、初めに新入社員教育マニュアルに記載すべきビジネスマナーを洗い出しましょう。初めに洗い出しをすることによって、ボリュームが予測でき、作成に必要な工数を見積もることができます。

 

Step.2 マニュアルの置き場所を決める

 

新入社員教育マニュアルをどこに置いておくのかを決めましょう。例えば、デスクワークが中心の仕事であれば、社内ネットワーク上のファイルサーバに置く、飲食業などの接客の場合は印刷してレジの横に置くなど、新入社員が参照しやすい場所に置くのがポイントです。

 

Step.3 フォーマットの作成

 

新入社員マニュアルのフォーマットを決めて作成しましょう。すでに社内に何かマニュアルがある場合は、フォーマットを共通化しておくと、後々のメンテナンスが便利です。

 

Step.4 マニュアル執筆

 

マニュアルを執筆しましょう。

 

Step.5 メンテナンス・ルールを決める

 

新入社員教育マニュアルをいつ誰がどのようにメンテナンスするのか、ルールを明確にしましょう。ルールを決めておかないと、作ったままで改善されません。

 

Step.6 新入社員教育の実施後に改善点をフィードバックする

 

新入社員教育マニュアルを使って新入社員教育を実施したあとには振り返りを行い、改善点を新入社員教育マニュアルにフィードバックしましょう。このフィードバックを繰り返すことにより、マニュアルが洗練されてきます。

 

新入社員教育マニュアル作成時に記載すべきマナー

 

新入社員の大多数は、初めて社会人になる人たちです。社会人としての必要不可欠な心構えができていませんので、まず必要不可欠な4つの心構えと、その理由を新入社員教育マニュアルの初めに記載しましょう。その他のマナーは心構えのあとに具体的に記載してください。

 

社会人として必要不可欠な4つの心構え

 

No. 項目 具体的な行動 理由
1 時間の厳守 始業時刻の10分前にはオフィスに到着する 始業時刻とは「仕事を始める時間」であり、オフィス到着する時間ではない
取引先への訪問は、受付に10分前に到着する 1人が時間を守れないことにより、企業全体のイメージが低下する
2 自覚と責任 労働の対価として給料を得ていることを自覚する 企業は利益を得るために労働力を確保している
仕事を覚える メモを取り同じ質問を繰り返さない 新入社員であることに甘えて同じ質問を繰り返すと戦力外と評価される
4 企業独自のルールを把握する ルールの意味を把握し、ルールを守る 企業の独自ルールは全体のバランスを考えて制度化されている

 

新入社員教育マニュアル作成時に記載すべき社会人の基本的なマナー

 

新入社員教育マニュアルに記載すべき基本的なマナーは、以下のようなマナーがあります。

  • 身だしなみのマナー
  • 敬語の基本
  • ビジネス会話の基礎
  • お辞儀の基本マナー
  • おいしいお茶の入れ方と出し方

 

新入社員教育マニュアル作成時に記載すべき職場や社内でのビジネスマナー

 

新入社員教育マニュアルに記載すべき職場や社内でのビジネスマナーは、以下のようなマナーがあります。

  • 報連相
  • 遅刻、早退、欠勤のマナー
  • 挨拶言葉の基本
  • 上司や同僚への挨拶
  • 社内での呼称
  • 職場における態度
  • 社内での飲食マナー
  • 重要情報に対する対応の仕方
  • 指示の正しい受け方

 

そのほかにも、取引先やお客さま対応のマナーや、電話・メールのビジネスマナーなども記載するといいでしょう。

 

新入社員が読んで理解できるマニュアルとは?

 

新入社員が新入社員教育マニュアルを読んでビジネスマナー理解するためには、ビジネスマナーを羅列するだけでは頭に入りません。なぜそうするのかを理由づけることが大切です。理由づけることによって、ビジネスマナーの本当の意味が理解され、ケーススタディとして新入社員教育マニュアルに記載されていない場面に遭遇しても、応用して対応することができるようになります。

 

また、イラストや図もふんだんに取り入れましょう。文字だけで書かれものよりも、目で見ることにより、直感的に理解されやすく、読み進める意欲も湧きます。

 

新入社員教育マニュアルのメンテナンス

 

新入社員教育マニュアルのメンテナンスには、2つのタイミングがりますので、それぞれについて解説します。

タイミング1.年度末のメンテナンス

 

ビジネスマナーは基本的には変わらないものですが、企業のルールが変更された場合などは、併せて改版する必要があります。

新入社員教育は人事の担当範ちゅうになりますので、人事でマニュアルのメンテナンス担当を決め、年度末には見直しをして、必要であれば改版するようにしましょう。

 

タイミング2.新入社員教育実施後のメンテナンス

 

新入社員教育の終了後に、振り返りを実施し、よかった点、わかりにくい点を洗い出し、改善点を新入社員教育マニュアルにフィードバックしましょう。

 

新入社員教育マニュアルの作り方のまとめ

 

新入社員教育マニュアルは1度作成して終了ではありません。新入社員教育マニュアルを使った新入社員教育を実施し、その都度、改善点のフィードバックを繰り返すことにより、マニュアルはどんどん洗練され、進化したものになります。