「業務が属人化している」「新人指導に必要な情報が散在していて探しにくい」
そんな課題を解決するために欠かせないのが、社内マニュアルの作成と適切な運用です。
マニュアルの作成・運用にはさまざまな選択肢がありますが、なかでも近年注目を集めているのが「SharePoint」の活用です。
本記事では、SharePointの基本から、マニュアル作成におけるメリット・デメリット、そして実践的な活用術までを詳しく解説します。
目次
SharePointは、Microsoft社が提供しているファイル共有サービスです。オンライン上でファイルを保管・共有できるほか、複数人での共同編集も可能です。
オンライン上にファイルを保管できるという点は、同じくMicrosoft社のOneDriveとよく似ていますが、SharePointはポータルサイトを作成できる点が大きな違いで、チーム・組織で利用するのに適しています。複数名～大人数にファイルを共有したい場合、SharePointでポータルサイトを作成し、そのなかにマニュアルなどのファイルを集約してメンバーに閲覧してもらうという使い方ができます。
一方でOneDriveは、個人でファイルを作成・管理するのに向いています。
SharePointの大きな特徴であるポータルサイトの作成は、WebやITに関する専門知識がなくても行えます。ポータルサイトを使えば、マニュアルの共有はもちろん、社内ニュースの発信や掲示板でのコミュニケーションが可能です。
SharePointでは「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」という2種類のポータルサイトを作成でき、マニュアルを共有する場合はチームサイトが適しています。
このとき、チームごとやプロジェクトごとに分けてサイトを作成すれば、特定のメンバーだけにマニュアルを共有できます。アクセス権限も細かく設定でき、編集可能なメンバーを限定したり、「表示のみ」の権限でダウンロードを禁止することも可能です。こうした適切な管理によって、外部への情報漏洩を防ぐことができます。
SharePoint上でマニュアルを作成・運用していく場合、以下のようなメリットがあります。
ファイルの整理や管理がしやすい
バージョン管理機能があるため、常に最新版のマニュアルを閲覧することができます。リアルタイムで情報を更新していけるため、「古いマニュアルを見て作業していた」といった作業ミスを防げます。
Office製品との親和性が高い
Microsoft社が提供しているWord・Excel・PowerPointなど、Office製品を使用するのにSharePointは適しています。SharePoint上で直接編集できるため、さまざまなファイル形式でマニュアルを運用できます。
自宅や外出先からもアクセス可能
インターネットにアクセスできる環境であれば、社内だけでなく在宅ワーク中や外出先でもマニュアルを確認できます。また、パソコン・スマホ・タブレットなど、さまざまなデバイスから閲覧できる点も便利です。
検索性に優れている
SharePointの検索機能では、ファイル内に記載されているテキスト情報も検索できます。そのため、マニュアルのファイル名がわからなくても、キーワード検索することで探していたマニュアルにたどり着けます。
SharePointを使ってマニュアルを作成・運用することはさまざまなメリットがある一方、いくつかのデメリットもあります。
例えば、デザインの自由度が高くない点はデメリットの一つと言えます。マニュアルをSharePointのポータルサイトで公開することはできますが、選べるデザインが限られており、用意されたテンプレートから選択する形になります。そのため、ポータルサイトのデザインにオリジナリティを求める場合には適していないかもしれません。
また、SharePointはWebやITの専門知識がなくても扱えるものではありますが、さまざまな機能を使いこなそうとする場合には、その習得に時間と労力が必要となります。
マニュアルの作成・運用以外にも、SharePointには以下のような活用法があります。
- 社内報の制作・修正・承認・公開
- 掲示板を使ったコミュニケーション
- 書類承認などのワークフローの自動化
- 画像の管理
- 社外のユーザーへの情報共有
基本的には社内向けの情報共有ツールではあるものの、社外のユーザーと情報共有したい場合にもSharePointは活用できるのです。
まとめ
今回は、マニュアル作成におけるSharePointの活用方法をご紹介しました。マニュアルや関連ファイルをSharePointに集約しておけば、「SharePointを見れば必要な情報がわかる」という環境を構築することができます。
マニュアルを作成する際は、内容がわかりやすいことはもちろん、メンバーが情報を見つけやすいように運用していくことも重要です。決まった方法がないからこそ、「どうすれば良いかわからない」という場合には、SharePointの活用も検討してみてください。
