マニュアル制作3ステップ

初めてのマニュアル制作、もしくは以前マニュアルを作ったものの時間が経ち過ぎてしまって当時のことを知っている人がいない、という状況でマニュアル制作の担当者になったとき、どのように進めていけばいいのでしょうか。

今回は初めてのマニュアル制作3ステップと題して、どうすればすぐに着手ができるのか、ということをお伝えします。

初めてのマニュアル制作3ステップ 1.まずは自分の業務をマニュアル化してみる

いきなり人や他部署のマニュアルを作るのは難しいです。まずは自分自身の業務をマニュアル化してみて、なんとなくマニュアル制作を体験してみましょう。

自分の業務であればやりやすいはずです。どのように書けばいいのか、初めてのことですから書式にはこだわらなくても大丈夫です。こちらの記事も参考にしてみてください。

書式にこだわらず、とにかく洗い出して全てを書き出してみてください。wordのような文書作成ソフトで書いてもいいですし、Excelのようなソフトで表にまとめていってもいいでしょう。パソコンは使わずに、フセンに一つずつ書いて貼っていくような方法で洗い出してもいいかもしれません。

こちらの記事でもマニュアル制作の心がまえについて触れていますが、身構えてしまうと進まなくなってしまうので、手を動かしてみるのが大切です。

整理するのは後で構いませんので、思いついたところからとにかくダーーッと書き出してみましょう。キレイで完璧なものをいきなり作る必要はありません。

洗い出しが終わり、自分の業務をすべて書き出すことができたら、次はそれを整理します。

文書であれば見出しや箇条書きで整理し、表であれば順序や項目を考え、フセンであれば属性ごとに分類してまとめる、など、人が見ても意味が伝わるような状態に整えていきます。

一通り整理ができたら、それをプリントアウトして読み直してみましょう。フセンで洗い出した場合は逆にパソコンでデータに落とし込んでいきます。きっと、画面で文章を書いていたときとは違った感覚で読めるはずです。また、誤字・脱字はもちろん、よく意味が分からなかったり、言葉が曖昧だったりする箇所が見つかると思うので、自分なりに良いと思う文章に直していきましょう。

初めてのマニュアル制作3ステップ 2.図や表で表現できる箇所がないかを検討する

文章だと分かりづらいことも、表や図にすれば分かりやすい、ということもあります。自分の文章を読んでみて、そのように改善できる箇所がないか探してみましょう。簡単な図であればwordやexcelで作ることができます。

写真やイラストを使ってもいいかもしれませんが、自分の業務を写真やイラストで表そうとすると、ありものの素材ではなく独自に撮影や作画が必要になります。近くに頼める人がいたり、自分でできる場合にはぜひトライしたいところですが、かなり手間もかかってくるので次項の「マニュアルのレビュー」が終わってからがよいかもしれません。

初めてのマニュアル制作3ステップ 3.マニュアルをレビューしてもらう

一通り整理や推敲が終わったら、他の人にマニュアルをレビュー(評価)をしてもらいます。

マニュアル制作において、他者のレビューは非常に大切です。人のレビューを受けないと、自分の中だけで当たり前だと思っていることに気が付かず独りよがりの文章になりがちだからです。

レビューを頼む相手はどんな人がいいのでしょうか。

・自分の業務内容を知ってはいるが、細かい手順までは分からない、という人なら、かなり客観的な視点で見ることができると思います。また、マニュアルに書くまでもないような初歩的なことと、書いたほうがいいこととの区別が一番できるのは、このタイプの人です。

・自分の業務内容を全く知らない人に頼んでもいいでしょう。誰が見てもわかるマニュアルを作るときには、このタイプの人に見てもらうのが一番です。ただし、業務を全く知らないゆえに、本来はマニュアルに書く必要のないような初歩的なことに対する意見が出ることがあるため、全ての意見を受け入れてマニュアルに反映してしまうと余計な情報量が増えて逆に分かりづらくなってしまいます。その点の取捨選択をしっかりと行う必要があります。

・自分の業務をよく知っていて手順のほとんどを熟知しているような相手だと、予めマニュアルの内容をよく知っているだけに理解のある視点で見てしまう可能性があり、分かりにくい点を見落としてしまいがちです。しかし一方で、経験者にしか分からないようなマニュアルのヌケ・モレに気づくこともできるので、メリットもあります。

それぞれのタイプで良い点とそうでない点がありますので、理想は、これらのタイプを含めた2~3人にレビューを依頼できるとベストです。

もちろん、みんなが忙しい中でお願いするのは難しいということであれば、無理やり大勢の人に頼む必要はありません。

ただ、マニュアルは自己完結させるものではなく組織の中で共有して初めて効果を発揮していくものなので、最低でも一人にはレビューを依頼し、自分がマニュアル制作に取り組んでいることに理解や協力が得られるよう取り組んでいくのがよいでしょう。