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マニュアルはなぜ必要か?

業務の流れ、段取りは目に見るものではありません。

たとえば会社の資産である営業ノウハウを全員に共有化して効率アップしたいと考えますが、トップセールスマンの場合、自分のノウハウなどは秘密にしたがる傾向があります。業務プロセス(この場合は営業プロセス)も営業マンによってバラバラ、そのやり方も統一感がないという事態が生じます。

そこで作業の流れ、ノウハウをニュアル化する必要があります。

マニュアル化するには現状の分析が必要です。
当社はそれら現状をまず可視化=「見える化」し、マニュアルに落とし込んでいきます。

これには3つのポイントがあります。

1.プロセス分析の見える化

業務の流れを分析します。必要なものは各作業単位での資料、手配書、指示書等(メモ書き)の内容を確認し、現状どのような手順でどういった書類が使われているのか整理・分析します。この作業は、どんなマニュアル制作にも必要なステップになります。

2.フロー図の見える化

業務には必ずスタートとゴールがあります。営業でいうなら、見込み客獲得から成約、フォローまでのようなものです。現状にあったフロー図を作成・リニューアルする。これが業務フローの見える化です。

3.帳票類の見える化

社内には多くの帳票類(報告書、申請書、依頼書、申込書など)が存在します。帳票類を整備することで、作業を標準化、業務のスピードアップが図れます。マニュアルを制作する時に全社で使用する帳票の「たな卸し」をしてもいいかもしれません。

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